En INGEOMINAS nos pudimos dar cuenta la importancia que tienen los archivos para ellos , prestandoles asi los cuidados necesarios para que estos no se deterioren utilizando ventiladores que evitan que que halla humedad y "chupan" el agua que hay para que los archivos no esten en malas condiciones para cuando se necesiten, alli tambien hay diferentes clasificaciones en los archivos tambien los utilizn de manera historica y los mas recientes , o tambien archivos por oficina dependiendo si los archivos que se utilizan son de manera frecuente o no.
Por ejemplo nuestro jefe era el jefe de gestión documental y en esta oficina era donde llegaban solicitando los archivos que necesitaban en otras dependencias. lo primero que el llegaba a hacer era revisar el correo que tenian en la pagina de ingeominas ( un red solo para trabajodores) y le pedian los documentos el era el encargado de hacer que llegaran a su destino, inclusive se tenia que firmar un documento donde dijera la hora, la fecha, y para quien era el documento solicitado, no se firmaba solo el documento de la dependencia sino que en gestión documental habia un libro donde se tenia que tener registrado toda la documentación que salia para tener un registro claro de las dos dependencias y que despues no se presentaran problemas.
Por ejemplo nuestro jefe era el jefe de gestión documental y en esta oficina era donde llegaban solicitando los archivos que necesitaban en otras dependencias. lo primero que el llegaba a hacer era revisar el correo que tenian en la pagina de ingeominas ( un red solo para trabajodores) y le pedian los documentos el era el encargado de hacer que llegaran a su destino, inclusive se tenia que firmar un documento donde dijera la hora, la fecha, y para quien era el documento solicitado, no se firmaba solo el documento de la dependencia sino que en gestión documental habia un libro donde se tenia que tener registrado toda la documentación que salia para tener un registro claro de las dos dependencias y que despues no se presentaran problemas.
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